Papierloses Büro, Digitalisierung von Dokumenten und automatische Rechnungsbearbeitung – möchten Sie sich auch von diesen aktuellen Trends verführen lassen? Auf dem ersten Blick scheint es klar zu sein, dass wenn man das manuelle Eintippen mit der Digitalisierung ersitzt, muss man deutlich Kosten reduzieren und die Arbeit beschleunigen. Man ist deshalb effektiver in jeder Hinsicht. Is es aber wirklich so? 

Viktor Mečiar, IT Manager von der Outsourcing- und Beratungsgesellschaft Accace warnt: „noch vorher Sie mit dem „Trend“ von Datenextrahieren beginnen, sollen Sie so früh wie möglich folgende Fragen zu beantworten:“

Wie kultiviert sind Ihre Lieferanten

Grundsätzlich können Sie die Daten zuverlässig nur aus Rechnungen einer höhen Qualität zu extrahieren. Wenn die Rechnung von ihren Lieferanten auf einem Papier niedriger Qualität gedrückt ist, bzw. sie eine unterschiedliche färbige Kombination von Hintergründen, Text und Logos hat, können sie selbstverständlich keinen Output einer hohen Qualität erwarten. Die digitale Form wird in Ordnung sein, aber die extrahierten Daten müssen noch manuell bestätigt werden. Eine Chance von einer vollautomatischen Datenextraktion aus so einer Rechnung ist also gering.

Arbeit mit Papier wird immer teuer

Es könnte scheinen, dass Scannen und die folgende Extraktion ein Beginn des Prozesses ist. Dies ist jedoch nicht immer so. Im Fall, dass sie sich für Extraktion von Papierdokumenten entscheiden, sollen sie auch mit Hilfsarbeiten rechnen wie zum Beispiel Sortieren von Dokumenten, Arbeiten mit Büroklammern, Einfügen von Barcodes usw. Erst dann gelingt die Digitalisierung und Datenextraktion. Man vergisst häufig diese Hilfsarbeiten, aber gerade sie bilden einen wichtigen Teil von Kosten für Extraktion. Es gelingt ihnen deutlich ihre Kosten zu reduzieren – aber nur im Fall, dass ihr Lieferant ihnen die Rechnung in einer digitalen Form sendet. Ein kleiner Winn ist dabei auch eine unstrukturierte PDF-Datei oder EDI.

Welche Daten sie wirklich brauchen

Es ist wichtig zu wissen, welche Daten Sie aus den Rechnungen oder anderen Dokumenten wirklich brauchen. Brauchen Sie „nur“ Kopfdaten oder auch die jeweiligen Zeilen? Im Grunde ist es nicht effektiv alle Daten zu extrahieren. Konzentrieren sie sich nur auf die Daten, die sie wirklich brauchen.

Setzen sie sich ein klares Ziel

Setzen Sie sich ein klares Ziel, was Sie von der Rechnungsbearbeitung erwarten. Wollen Sie nur Kosten reduzieren oder bevorzugen Sie ein Genehmigungsverfahren bei Einkäufen oder einen anderen Bereich zu schaffen? Dies alles beeinflusst das Endkonzept der Lösung. Wenn das Hauptziel ein Genehmigungsverfahren ist, kann die Extraktion von Daten eine Belastung sein. In diesem Fall priorisieren Sie lieber die einfache Digitalisierung vom Genehmigungsverfahren und ein manuelles Eintippen von 2 -3 Hauptfeldern.

OCR-System ist ein „lebender“ Organismus

Seien Sie bereit, dass die Erfolgsquote von Extraktion von jeweiligen wiederholten Dokumenten immer anders sein kann. Die Extraktion aus einem Papier beeinflussen nämlich mehrere Faktoren, sogar trivial wie schon erwähnte Papierqualität, Reinheit von Scannen-Gerät usw. Zugleich können auch die Anforderungen auf die extrahierten Felder variieren zum Bespiel im Bezug auf die legislativen Änderungen.

Lagern sie diese Aufgaben aus

Im Fall, dass Sie sich für elektronische Bearbeitung von Papierrechnungen oder – dokumenten entscheiden, haben sie im Grunde zwei Möglichkeiten. Die teurere Möglichkeit ist es ein eigenes OCR-Software zu kaufen, die billigere Variation ist es diese Leistung bei einem externen Lieferanten zu sichern. Beim Outsourcing sichert der Lieferant die komplexen Dienstleistungen, die mit der Extraktion zusammenhängen – vom Sortieren, Einfügen von Barcodes, Scannen, Einfügen von erforderlichen Daten bis zu Archivierung. Der Lieferant kann Ihnen einen Zugriff zu erwünschten Daten bis zu 24 Stunden zu sichern.

Arbeiten sie papierlos – aber wirklich papierlos!

Papierdokumenten verschwinden allmählich aus unserem professionellen Leben und es wird so auch weiter sein. Auch die Gesetzgebung bestätigt diesen Trend, wobei sie Papierdokumente nicht strikt mehr anfordert. Eine ideale Lösung ist es also von der „Papierlösung“ zu EDI, ISDOC oder Self-Billing zu übergehen. Es wird definitiv ein Schritt in die richtige Richtung sein und zugleich die beste langfristige Lösung.