Gehaltsabrechnung und Personalmanagement in einem tschechischen Start-up | eBook

Arbeitgeber sind oft überrascht von der Anzahl der arbeitsrechtlichen Verpflichtungen, die ihnen vor und nach der Unterzeichnung eines Arbeitsvertrags auferlegt werden. Es ist ratsam, den gesamten Einstellungsprozess (Onboarding) vom ersten Mitarbeiter an gut zu gestalten. Auch wenn die Einrichtung von Verfahren für den ersten Mitarbeiter unnötig und zeitaufwändig erscheinen mag, wird sie in Zukunft sehr geschätzt, denn wenn der Prozess einmal richtig eingerichtet ist und einwandfrei funktioniert, muss er nicht mehr angepasst werden und spart Ihnen und Ihrem Team somit Zeit.

Vor der Vertragsunterzeichnung

Bevor ein Unternehmen beschließt, seinen ersten Mitarbeiter einzustellen, müssen die grundlegenden Parameter der neuen Arbeitsstelle geklärt werden, z.B. wie viel und welche Art von Arbeit die Person zu erledigen hat, wie viel das Start-up-Unternehmen zahlen kann und wie flexibel die Stelle sein wird. Je nach diesen Erwartungen sollte dann entschieden werden, ob der Arbeitnehmer angestellt wird oder einen der Verträge für die außerhalb des Arbeitsverhältnisses geleistete Arbeit unterzeichnet, d.h. entweder eine Vereinbarung über die Arbeitstätigkeit (sog. „DPČ“) oder eine Vereinbarung über die Erbringung von Arbeitsleistungen (sog. „DPP“).

DPČ (Vereinbarung über die Arbeitstätigkeit) ist auf durchschnittlich 20 Stunden pro Woche begrenzt, während DPP (Vereinbarung über die Erbringung von Arbeitsleistungen) auf 300 Stunden pro Kalenderjahr begrenzt ist und der Arbeitsvertrag für höchstens 40 Stunden pro Woche abgeschlossen werden kann (in einigen speziellen Fällen ist die zulässige Höchstdauer sogar noch niedriger). Alle diese Verträge können befristet oder unbefristet abgeschlossen werden.

Es hängt insbesondere von den betrieblichen Erfordernissen des Arbeitgebers, seinem geplanten Wachstum und der Vereinbarung mit dem Arbeitnehmer ab. Die wichtigsten Unterschiede zwischen dem Arbeitsvertrag, der Vereinbarung über die Arbeitstätigkeit (DPČ) und der Vereinbarung über die Erbringung von Arbeitsleistungen (DPP) sind in der folgenden Übersicht zusammengefasst:

* In der Vereinbarung kann jedoch der Anspruch vorgesehen werden.

Ausführlichere Informationen zu den Grundbegriffen des tschechischen Arbeitsrechts finden Sie in dem E-Book Pracovní právo a zaměstnanost – průvodce českou legislativou (dieses E-Book liegt derzeit nur im Tschechischen vor. Die deutsche Fassung wird demnächst folgen). In Bezug auf den Urlaub empfehlen wir Praktický e-book k dovolené od 1. 1. 2021 (dieses E-Book liegt derzeit nur im Tschechischen vor. Die deutsche Fassung wird demnächst folgen).

Im Allgemeinen sind Vereinbarungen über Arbeiten außerhalb des Arbeitsverhältnisses (DPP und DPČ) weniger formell und ermöglichen eine größere Flexibilität, sowohl auf Seiten des Arbeitnehmers als auch auf Seiten des Arbeitgebers. Auf der anderen Seite bietet ein Arbeits-/Anstellungsvertrag mehr Sicherheit für den Arbeitnehmer und eine stärkere und engere Beziehung für beide Parteien (insbesondere aufgrund der längeren Kündigungsfrist und der Bandbreite der gegenseitigen Rechte und Pflichten). Für Arbeitgeber kann es jedoch auch Nachteile geben, wie z.B. die Verpflichtung zur Zahlung einer Abfindung, wenn einem Arbeitnehmer aus organisatorischen (betriebsbedingten) oder gesundheitlichen Gründen gekündigt wird, sowie Verpflichtungen, wenn eine Arbeitnehmerin aus dem Mutterschaftsurlaub oder eine Arbeitnehmerin / ein Arbeitnehmer aus dem Erziehungsurlaub (Elternzeit) zurückkehrt (für weitere Informationen über die Elternzeit bzw. den Mutterschaftsurlaub empfehlen wir das E-Book Těhotenství, rodičovství a pracovní právo) (dieses E-Book liegt derzeit nur im Tschechischen vor. Die deutsche Fassung wird demnächst folgen). Das Arbeitsverhältnis gilt jedoch als das grundlegende Arbeitsverhältnis und ist somit die häufigste und typischste Form eines arbeitsrechtlichen Verhältnisses.

Für einen allgemeinen Überblick über die steuerlichen Pflichten empfehlen wir die Infografik  Zdanění v České republice: Nejdůležitější sazby daní a odvodů (bisweilen nur im Tschechischen. Die deutsche Fassung wird demnächst folgen). Interessieren Sie sich für die steuerlichen Auswirkungen einer Vereinbarung über die Erbringung von Arbeitsleistungen (DPP)? Das Wesentliche hierzu finden Sie in diesem Artikel: Dohody o provedení práce – kdy podat daňové přiznání? (dieser Artikel liegt derzeit nur im Tschechischen vor. Die deutsche Fassung wird demnächst folgen).

Scheinselbstständigkeit

Viele neu gegründete Unternehmen werden sicherlich von der Aussicht auf Kosteneinsparungen angezogen, wenn sie Mitarbeiter – Selbstständige – einstellen. Es sollte hinzugefügt werden, dass eine relativ große Anzahl hochqualifizierter Fachleute ihre Dienste als Selbstständige auf der Grundlage verschiedener Verträge (Werkvertrag, Dienstleistungsvertrag, Kooperationsvertrag usw.) anbieten. Bei Selbstständigen muss das Unternehmen keine Sozial- und Krankenversicherungsbeiträge zahlen, die über das Entgelt hinausgehen, wie dies bei Arbeitnehmern der Fall ist (der Selbstständige ist für die Abgaben selbst verantwortlich, und außerdem sind die Abgaben deutlich niedriger als bei Arbeitnehmern), was sicherlich eine Kosteneinsparung darstellt. Darüber hinaus kann die Zusammenarbeit flexibler gestaltet werden, da sie nicht den Beschränkungen und Mindeststandards des Arbeitsgesetzbuchs unterliegt.

Es ist jedoch zu bedenken, dass der Arbeitgeber bei einer nicht ordnungsgemäßen Gestaltung dieser Form der Zusammenarbeit einem relativ hohen Risiko eines verdeckten Arbeitsverhältnisses bzw. der Scheinselbstständigkeit ausgesetzt ist, das/die von den Kontroll-/Aufsichtsbehörden relativ häufig und streng sanktioniert wird, einschließlich der Festsetzung nicht geleisteter gesetzlicher Beiträge und anderer Sanktionen. Bei der Aufnahme von vertraglichen Beziehungen mit Selbstständigen müssen daher die einzelnen Aspekte der Zusammenarbeit und die potenziellen Risiken sorgfältig abgewogen werden. Es empfiehlt sich, stets Experten für diese Art von Verträgen zu konsultieren.

Man hat einen geeigneten Bewerber gefunden

Vor Abschluss des Arbeits-/Anstellungsvertrags muss der Arbeitgeber den Bewerber über die Rechte und Pflichten informieren, die sich aus dem Arbeitsverhältnis ergeben. Im Gegenzug muss der Arbeitnehmer dem Unternehmen alle Informationen zur Verfügung stellen, die für einen wirksamen Abschluss des Arbeitsverhältnisses und die Erfüllung der mit dem Arbeitsantritt verbundenen Pflichten erforderlich sind:

• den Vornamen, den Namen, den Geburtsnamen und den akademischen Titel,
• das Geburtsdatum und den Geburtsort,
• die Personenkennzahl,
• die Adresse des ständigen Aufenthaltes, ggf. die Zustellungsadresse,
• die Staatsbürgerschaft,
• die Krankenkasse,
• die Bankkontonummer (falls der Lohn / das Gehalt per Banküberweisung gezahlt werden soll),
• die Informationen über die ggf. anhängige Zwangsvollstreckung oder das Insolvenzverfahren über das Vermögen des Mitarbeiters.

Zusätzlich zu den vorstehend genannten Informationen muss der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber die folgenden Dokumente vorlegen:

• eine Arbeitsbescheinigung seines früheren Arbeitgebers (eine sog. Bescheinigung über Beschäftigungszeiten),
• Bescheinigung über das zu versteuernde Einkommen (wenn der Arbeitgeber die Steuererklärung des Arbeitnehmers erstellt),
• Nachweis der abgeschlossenen Ausbildung bzw. beruflichen Qualifikation (z.B. Diplom, Zeugnis, Lehrbefähigung),
• Dokumente, die die Berechtigung zum Aufenthalt und zur Arbeitsausübung in der Tschechischen Republik belegen (wenn der künftige Arbeitnehmer ein Ausländer ist),
• andere Dokumente, sofern sie für den jeweiligen Fall relevant sind:
  • Führungszeugnis (Strafregisterbescheinigung) (Beachten Sie, dass dies nicht generell, sondern nur in begründeten Fällen erforderlich sein sollte),
  • Studienbescheinigung,
  • Bescheinigung über die Gewährung und den Bezug der Rente,
  • Unterlagen für die Inanspruchnahme der Kinderermäßigung (Näheres hierzu im Artikel Zvýšení daňového zvýhodnění na děti) (dieser Artikel liegt derzeit nur im Tschechischen vor. Die deutsche Fassung wird demnächst folgen),
  • Dokumente zum Nachweis der Aufenthalts- und Arbeitsberechtigung in der Tschechischen Republik (wenn der künftige Arbeitnehmer ein Ausländer ist).

An dieser Stelle möchten wir Sie auf eines der Grundprinzipien des Arbeitsverhältnisses aufmerksam machen, nämlich dass der Arbeitgeber vom Arbeitnehmer keine Informationen (bzw. Dokumente) verlangen darf, die nicht unmittelbar mit der Arbeitsleistung zusammenhängen.

Ausarbeitung eines Vertrages

Der Arbeits-/Anstellungsvertrag muss in einer Sprache abgefasst sein, die der Arbeitnehmer versteht. Diese Bedingung gilt auch für andere arbeitsrechtliche Dokumente. Alle Kontroll-/Aufsichtsbehörden verlangen bei Kontrollen die Vorlage einer tschechischen Version der Dokumente. Es ist daher ratsam, bereits bei der Abfassung der Dokumente zu berücksichtigen, dass ihr Wortlaut sowohl für die Arbeitnehmer als auch für eine eventuelle Kontrolle durch die zuständigen Behörden verständlich sein muss. Sofern das Unternehmen beabsichtigt, Ausländer einzustellen, empfiehlt es sich daher, Arbeits-/Anstellungsverträge und andere Beschäftigungsdokumente / arbeitsrechtliche Dokumente in zweisprachigen Versionen zu erstellen.

Der Arbeitgeber bewahrt ein Originalexemplar des unterzeichneten Arbeits-/Anstellungsvertrags auf und händigt dem Arbeitnehmer ein Originalexemplar aus, zusammen mit dem Lohn-/Gehaltsbescheid (falls der Lohn / das Gehalt nicht bereits im Arbeits-/Anstellungsvertrag angegeben ist) und der Stellenbeschreibung (manchmal auch als Beschreibung des Aufgabenbereichs / job description bezeichnet).

Ärztliche Untersuchung

Die Verpflichtungen der beiden Vertragsparteien enden jedoch nicht mit der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags. Der Arbeitnehmer muss sich vor Arbeitsantritt einer ärztlichen Erstuntersuchung unterziehen. Der Arbeitgeber kann einen eigenen arbeitsmedizinischen Dienstleister unter Vertrag nehmen oder, wenn nur Arbeiten der Kategorie 1 durchgeführt werden (d.h. ungefährliche Arbeiten, bei denen nur in Ausnahmefällen mit gesundheitlichen Beeinträchtigungen zu rechnen ist), kann auch der behandelnde Arzt des Arbeitnehmers (d.h. in der Regel sein Arzt für Allgemeinmedizin) arbeitsmedizinische Dienste anbieten. Für diese Zwecke ist es ratsam, dass der Arbeitgeber ein eigenes Formular erstellt, das der Arzt nach der Untersuchung ausfüllt.

Die Arbeitnehmer sind verpflichtet, sich je nach Art ihrer Tätigkeit regelmäßig ärztlich untersuchen zu lassen. Wenn die Zahl der Beschäftigten steigt, kann es für die Arbeitgeber schwieriger werden, die Häufigkeit der medizinischen Untersuchungen zu kontrollieren. Es ist möglich, die gesamte Verwaltung der medizinischen Untersuchungen auszulagern, einschließlich der Überwachung der Termine und der Sicherstellung, dass die Untersuchungen durchgeführt werden.

Der Vollständigkeit halber sei erwähnt, dass die derzeitige tschechische Regierung angekündigt hat, die obligatorischen ärztlichen Erstuntersuchungen für nicht gefährliche Arbeiten abzuschaffen. Bislang wurde jedoch keine Gesetzesänderung vorgenommen, und die vorstehend genannten Bestimmungen gelten daher nach wie vor ausnahmslos.

Personalakte

Wir empfehlen Arbeitgebern, unmittelbar nach Unterzeichnung eines Arbeits-/Anstellungsvertrags für jeden neuen Mitarbeiter eine Personalakte anzulegen. Obwohl der genaue Inhalt der Akte nicht im Arbeitsgesetzbuch festgelegt ist, darf sie nur Dokumente enthalten, die mit der Ausübung der Arbeitstätigkeit in Zusammenhang stehen. Ein Arbeitgeber kann eine Personalakte für Arbeitnehmer mit einem Arbeits-/Anstellungsvertrag, einer Vereinbarung über die Arbeitstätigkeit (DPČ) und einer Vereinbarung über die Erbringung von Arbeitsleistungen (DPP) führen.

Die Personalakten der Mitarbeiter enthalten meistens:

• Personenbezogene Daten
  • Lebenslauf, Kopien der Bildungsabschlüsse, Zulassungsfragebogen, Abschrift der Arbeitszeugnisse, Studienbescheinigung usw.
• Verträge
  • Arbeits-/Anstellungsvertrag, Vereinbarung über die Arbeitstätigkeit (DPČ) bzw. Vereinbarung über die Erbringung von Arbeitsleistungen (DPP) samt Nachträgen, Vereinbarung über die Haftung für anvertraute Werte, Vereinbarung über die Haftung für den Verlust von anvertrauten Sachen u.dgl.
• Evaluierung der Arbeit und des Verhaltens
  • Mitarbeiterbeurteilung, Tadel, Versetzung an einen anderen Arbeitsplatz u.dgl.
• Einkommen und Arbeitnehmervorteile
  • Lohn-/Gehaltszettel, Vorschussnachweis, Nachweisblatt für die Rentenversicherung u.dgl.
• Arbeitszeit
  • Arbeitszeitaufzeichnungen, Aufzeichnungen über Überstunden, Aufzeichnungen über Bereitschaftsdienste, Unterlagen über Arbeitsverhinderungen, Urlaubsanträge und deren Genehmigung usw.

Die Personalakten können in Papier- oder elektronischer Form geführt werden. In beiden Fällen müssen jedoch die gesetzlichen Archivierungs- und Vernichtungsfristen beachtet werden.

Der Arbeitgeber bedarf keiner Zustimmung des Arbeitnehmers zur Erhebung personenbezogener Daten in den Personalakten, was hier als überflüssig angesehen werden würde. Dies gilt jedoch nur, wenn es sich um arbeitsbezogene Daten handelt, zu deren Verarbeitung der Arbeitgeber nach den einschlägigen Vorschriften verpflichtet ist. Der Bereich der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), einschließlich der Einhaltung der Informationspflicht durch den Arbeitgeber, sollte in einer separaten internen Dokumentation des Arbeitgebers geregelt werden.

Damit die Personalakte des Arbeitnehmers ihre Funktion erfüllen kann, muss sie auf dem neuesten Stand gehalten werden, und der Arbeitnehmer muss daher dem Arbeitgeber alle relevanten Änderungen im Zusammenhang mit der Ausübung seiner Tätigkeit mitteilen.

Benachrichtigung des Arbeitnehmers

Der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer spätestens innerhalb von einem Monat nach Beginn des Arbeitsverhältnisses über die Einzelheiten des Arbeitsverhältnisses informieren:                   

• Bezeichnung der Art und des Ortes der Arbeitsausübung
  • Wir empfehlen, im Arbeits-/Anstellungsvertrag den Arbeitsort in allgemeiner Form (z. B. den Namen der Gemeinde) und in den Informationen für die Arbeitnehmer die konkrete Adresse anzugeben.
• Angabe zur Länge des Urlaubs, ggf. zur Art und Weise dessen Festlegung/Bestimmung
  • Die Mindestdauer des Erholungsurlaubs beträgt 4 Wochen pro Kalenderjahr.
  • Neben dem Urlaub können Arbeitnehmer auch Anspruch auf sog. Krankheitstage (sick-days) haben (in der Regel 2-5 Tage bezahlte Freistellung pro Jahr, ohne dass ein ärztliches Attest vorgelegt werden muss).
• Angaben zu den Kündigungsfristen
  • Die Regelkündigungsfrist beträgt zwei Monate.
  • Eine längere Kündigungsfrist kann im Arbeits-/Anstellungsvertrag vereinbart werden, sie muss jedoch für beide Vertragsparteien gleich lang sein.
• Angaben zu der Wochenarbeitszeit und deren Verteilung
  • Die feste Wochenarbeitszeit beträgt 40 Stunden, mit Sonderregelungen für besondere Arbeitsmuster und bestimmte Arten anspruchsvoller Arbeit.
  • Die Arbeitszeit kann gleichmäßig oder ungleichmäßig verteilt sein.
• Angaben zum Lohn/Gehalt und zur Art der Vergütung, Fälligkeit, Ort und Art der Auszahlung des Lohns/Gehalts
  • Näheres hierzu im Kapitel Lohn- und Gehaltsabrechnung / Lohn- und Gehaltsabwicklung.
• Angaben zu Tarifverträgen

Erster Arbeitstag

Der bereits erwähnte Onboarding-Prozess ist ein hervorragendes Instrument, um den ersten Arbeitstag zu erleichtern. Der Arbeitgeber macht den Arbeitnehmer mit seinem Arbeitsort und der Stellenbeschreibung vertraut. Die Einweisung in den Arbeitsplatz umfasst auch eine Demonstration der Fluchtwege, des Standorts von Erste-Hilfe-Kästen und Stromschaltern sowie eine Demonstration der Erste-Hilfe-Station einschließlich einer Liste wichtiger Telefonnummern, womit der erste Teil der Arbeitssicherheits- sowie der Arbeits- und Brandschutzschulung erfüllt ist (siehe Abschnitt Schulung).

Am ersten Tag stellt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer auch die Arbeits- und gegebenenfalls die Schutzausrüstung zur Verfügung, damit er die Arbeit ordnungsgemäß aufnehmen kann und seine Sicherheit gewährleistet ist.

Der Arbeitgeber kann mit dem Arbeitnehmer auch folgende Vereinbarungen über die zu verrichtende Arbeit treffen:

• Haftungsvereinbarung zum Schutz der den Arbeitnehmern zur Abrechnung anvertrauten Werte
  • Sie wird abgeschlossen, wenn dem Arbeitnehmer Bargeld, Wertsachen, Waren, Materialbestände oder andere Werte anvertraut werden, die dem Umsatz oder Umlauf unterliegen und über die er während der gesamten Dauer der Anvertrauung verfügen kann.
  • Die Verantwortung kann individuell oder gemeinsam sein, wenn die Werte von mehreren Mitarbeitern gemeinsam gehandhabt werden.
• Haftungsvereinbarungen für den Verlust von anvertrauten Gegenständen
  • Wenn dem Arbeitnehmer Gegenstände im Wert von mehr als 50.000 CZK anvertraut werden, ist der Arbeitgeber berechtigt, sie dem Arbeitnehmer erst nach Unterzeichnung dieser Vereinbarung auszuhändigen.

Wenn eine der vorstehend genannten Vereinbarungen mit dem Arbeitnehmer unterzeichnet wurde, bewahrt der Arbeitgeber sie ebenfalls in der Personalakte des Arbeitnehmers auf.

Schulung

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Arbeitnehmer in zwei Schlüsselbereichen zu schulen:

• Arbeitssicherheit und Arbeitsschutz
  • Die Erstausbildung im Bereich Arbeitssicherheit und Arbeits-/Gesundheitsschutz kann auch mit Hilfe eines externen Anbieters oder mittels Online-Portale durchgeführt werden.
  • Die Schulung kann elektronisch oder persönlich erfolgen und muss die inhaltlichen Anforderungen des tschechischen Arbeitsgesetzbuches und anderer einschlägiger tschechischer Gesetze erfüllen.
  • Die Mitarbeiter sollten in regelmäßigen Abständen in Sachen Arbeitssicherheit und Arbeits-/Gesundheitsschutz weitergebildet werden. Auch hier kann die Meldung des Schulungsbedarfs in verschiedenen (EDV-)Systemen eingerichtet werden.
• Brandschutz
  • Das gesamte Personal muss in der Brandverhütung geschult sein und wissen, wie man sich im Falle eines Brandes verhält.
  • Die Schulung muss bei der Einstellung eines neuen Mitarbeiters und danach regelmäßig in den gesetzlich vorgeschriebenen Abständen durchgeführt werden. Auch hier können intelligente Lösungen und (EDV-)Systeme eingesetzt werden, um regelmäßige Schulungen zu kontrollieren und einzurichten.

Darüber hinaus können weitere Schulungen erforderlich und angemessen sein. Dabei kann es sich z.B. um eine Fahrerschulung oder eine Schulung zum Umgang mit sensiblen Daten handeln.

Wie der Arbeits-/Anstellungsvertrag und andere arbeitsrechtliche Dokumente müssen auch die Schulungen in einer Sprache abgefasst sein / erfolgen, die der Arbeitnehmer versteht. Aus Beweisgründen muss der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber die Teilnahme an der Schulung bestätigen (z.B. durch Unterzeichnung einer Anwesenheitsliste, Unterzeichnung eines Schulungsberichts, elektronische Bestätigung der Teilnahme an einer Online-Schulung usw.).

Registrierungspflichten

Der Arbeitgeber muss jeden neuen Arbeitnehmer innerhalb von spätestens acht Kalendertagen bei der Bezirksstelle des Sozialversicherungsträgers melden. Handelt es sich um den allerersten Arbeitnehmer, muss sich auch der Arbeitgeber anmelden. Der Arbeitgeber muss sich auch bei der Krankenkasse des Arbeitnehmers registrieren lassen. Für jeden zusätzlichen Arbeitnehmer muss dann seine Krankenkasse überprüft werden, und wenn der zusätzliche Arbeitnehmer bei einer anderen Krankenkasse angemeldet ist, muss sich der Arbeitgeber auch bei dieser anderen Krankenkasse registrieren lassen (in der Tschechischen Republik gibt es derzeit sieben  Krankenkassen – siehe Informationen HIER).

Die Registrierungspflichten des Arbeitgebers zu Beginn der Beschäftigung gehen sogar noch weiter. Außerdem muss er sich innerhalb von acht Kalendertagen nach Einstellung des ersten Arbeitnehmers beim Finanzamt als Lohnsteuerzahler anmelden.

Nicht zuletzt ist jeder Arbeitgeber verpflichtet, Versicherungsprämien für die Haftung für Schäden, die durch Arbeitsunfälle oder Berufskrankheiten verursacht werden, an die Kooperativa pojišt’ovna, a.s. zu zahlen (derzeit der einzige Anbieter dieser Versicherung, der diese Tätigkeit von der Česká pojišt’ovna, a.s. übernommen hat).  Die Versicherung wird von Gesetzes wegen mit dem Datum des ersten Arbeitsverhältnisses begründet, und der neue Arbeitgeber muss dies unverzüglich der Versicherungsgesellschaft melden. Die Versicherungsprämien werden dann in regelmäßigen vierteljährlichen Raten gezahlt, deren Höhe sich nach der überwiegenden Tätigkeit des Arbeitgebers und der Lohnsumme der Arbeitnehmer richtet.

Wenn Arbeitnehmer der Zwangsvollstreckung im Wege der Lohnpfändung oder der Insolvenz unterliegen, ist der Arbeitgeber verpflichtet, den Gerichtsvollzieher oder den Insolvenzverwalter über ihr Arbeitsverhältnis zu informieren.

Ausländer

Im Falle der Beschäftigung von Ausländern ist der Arbeitgeber außerdem verpflichtet, Folgendes zu beachten:

• Belege/Dokumente zur Akte zu nehmen, die ihre Berechtigung zum Aufenthalt und zur Arbeitsausübung in der Tschechischen Republik belegen.
• Das zuständige Arbeitsamt muss spätestens am Tag des Beginns der Beschäftigung des Ausländers informiert werden.
• Den Arbeitnehmer in firmeneigenes Register der ausländischen Arbeitnehmer
• Kopien von Dokumenten (in schriftlicher oder elektronischer Form) aufzubewahren, die das Bestehen eines Arbeitsverhältnisses in Bezug auf eine Arbeitsstelle belegen, an der ein bestimmter Arbeitnehmer seine Arbeit verrichtet.

Die vorstehend genannten Verpflichtungen gelten sowohl für die Beschäftigung von EU-Bürgern als auch von Drittstaatsangehörigen.

Arbeitszeit

Die Höchstarbeitszeit ist im Arbeitsgesetzbuch geregelt und beträgt 40 Stunden pro Woche (weniger bei besonderen Arbeitsregelungen und gesetzlich vorgeschriebenen anspruchsvollen Arbeiten), aber Arbeitgeber und Arbeitnehmer können auch kürzere Arbeitszeiten vereinbaren, wenn dies für beide Parteien günstig ist.

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, für jeden Arbeitnehmer ein Arbeitszeitbuch (Erfassung der Arbeitszeit) zu führen. Arbeitszeiterfassungen sind nicht dasselbe wie Anwesenheitslisten. Aus den Anwesenheitslisten geht hervor, wie viel Zeit ein Arbeitnehmer am Arbeitsplatz verbracht hat, aber nicht, wie viele Stunden er gearbeitet hat. Im Gegensatz zu den Anwesenheitslisten sind die Arbeitszeiterfassungen für die Arbeitgeber obligatorisch und werden häufig von den Kontrollstellen überprüft.

Die Arbeitszeiterfassung wird vom Arbeitgeber für die ordnungsgemäße Lohnzahlung verwendet. In der Arbeitszeiterfassung müssen Beginn und Ende der geleisteten Arbeitsschicht, Überstunden, Nachtarbeit und Bereitschaftsdienst angegeben werden.

Es ist nirgends festgelegt, in welcher Weise oder Form der Arbeitgeber die Anwesenheit zu erfassen hat. Die Aufzeichnungen müssen jedoch eindeutig, übersichtlich und schlüssig sein. Dies kann eine Aufzeichnung auf Papier, eine Excel-Tabelle oder eine Aufzeichnung mit einem Anwesenheitssystem sein.

Ruhepausen

Im Rahmen der Arbeitszeitverteilung muss der Arbeitgeber auch dafür sorgen, dass Essens- und Ruhepausen eingelegt werden, die in der Regel nach höchstens sechs Stunden Arbeit mindestens 30 Minuten dauern müssen.

Neben den Essens- und Ruhepausen müssen die Arbeitgeber bei der Verteilung der Arbeitszeiten der Arbeitnehmer auch andere Grenzen beachten:

• Ruhezeit zwischen zwei Arbeitsschichten
  • Dies ist die Ruhezeit zwischen dem Ende einer Arbeitsschicht und dem Beginn der nächsten; diese Ruhezeit muss mindestens 11 Stunden betragen.
  • In Ausnahmefällen kann diese Ruhezeit auf 8 Stunden verkürzt werden. Die anschließende Ruhezeit muss dann jedoch entsprechend verlängert werden.
• Ununterbrochene Ruhezeit während der Woche
  • Jedem Arbeitnehmer müssen mindestens 35 Stunden ununterbrochene Ruhezeit pro Woche innerhalb von 7 aufeinander folgenden Tagen gewährt werden.
  • Diese Ruhezeit kann auf 24 Stunden verkürzt werden, jedoch nur, wenn die anschließende Ruhezeit angemessen verlängert wird.
  • Wenn es der Betrieb des Arbeitgebers zulässt, sollte die ununterbrochene wöchentliche Ruhezeit auf einen Sonntag fallen.
• Sicherheitspause
  • Nur für bestimmte Arbeiten, wobei die Pause auf die Arbeitszeit angerechnet wird.

Zeiterfassungen sind für die Lohnzahlung zweifellos ausschlaggebend, aber sie allein reichen nicht aus. Um die Löhne und Gehälter zu bearbeiten und auszuzahlen, benötigt die Lohnbuchhaltung folgende Angaben vom Arbeitgeber:

• Arbeitszeiterfassung,
• Arbeits-/Anstellungsvertrag samt Nachträgen,
• Lohnbescheid,
• Abwesenheitsnachweise:
  • Urlaub,
  • Arbeitsunfähigkeit,
  • Pflege eines Angehörigen,
  • Arztbesuch,
  • unbezahlte Beurlaubung,
  • Dienstreiseaufträge u.dgl.,
• Angaben zu außerordentlichen Vergütungen, Prämien, persönliche Zulage/Zuschläge,
• Änderungen im jeweiligen Monat (falls eingetreten):
  • Bankkontonummer,
  • Krankenkasse,
  • Adresse des ständigen Wohnsitzes u.dgl.,
• Informationen über Lohnabzüge/Lohnpfändung.

Wie sollen Löhne und Gehälter festgelegt werden?

Die Höhe des Gehalts ist für Menschen, die zu einem Start-up gehen, in der Regel etwas weniger wichtig als die Möglichkeit, an Innovationen teilzuhaben, flexibel zu arbeiten oder schnell Karriere zu machen, aber sie darf auf keinen Fall unterschätzt werden. Welche Regeln gelten also für die Festsetzung der Löhne und Gehälter?

Mindestlohn

Der Mindestlohn ist das gesetzlich festgelegte Mindestentgelt für die Erbringung von Arbeitsleistungen. Im Jahr 2022 beträgt der Mindestlohn 16.200,- CZK brutto pro Monat für 40 Stunden Arbeit pro Woche. Der Mindeststundenlohn beträgt 96,40 CZK pro Stunde. Der Mindestlohn muss nicht nur für Arbeitnehmer mit einem Arbeits-/Anstellungsvertrag, sondern auch für Arbeitnehmer, die auf der Grundlage von DPČ (Vereinbarung über die Arbeitstätigkeit) oder DPP (Vereinbarung über die Erbringung von Arbeitsleistungen) tätig sind.

Garantielohn

Der Garantielohn stellt den Mindestlohn für die einzelnen Berufe dar, entsprechend der Einstufung in insgesamt acht Gruppen gemäß der Regierungsverordnung*, die die Höhe des Garantielohns je nach Schwierigkeitsgrad der ausgeführten Arbeit festlegt. Die Arbeiten der Gruppe 1 sind die am wenigsten anspruchsvollen und der garantierte Lohn entspricht daher dem Mindestlohn. Der garantierte Lohn steigt dann schrittweise mit der Komplexität der geleisteten Arbeit an, bis zu einem Niveau von 32.400 CZK brutto pro Monat für Arbeiten der Gruppe 8.

*Regierungsverordnung Nr. 567/2006 GBl. über den Mindestlohn, über die niedrigsten Stufen des garantierten Lohns, über die Abgrenzung der erschwerten Arbeitsbedingungen und über die Höhe des Lohnzuschlags für Arbeit unter erschwerten Arbeitsbedingungen.

Die Schwellenwerte für Mindest- und Garantielöhne ändern sich regelmäßig (in der Regel jährlich), sodass es wichtig ist, sich über ihre aktuelle Höhe zu informieren.

Gleichbehandlung und Diskriminierungsverbot

Die Arbeitnehmer müssen gleiches Entgelt für gleiche oder gleichwertige Arbeit erhalten. Unterschiede können nur durch gesetzlich anerkannte Kriterien gerechtfertigt werden, z. B. durch unterschiedliche Anforderungen an Verantwortung und Erfahrung, Arbeitsleistung usw.

In der Praxis ist es durchaus üblich, dass der/das von einem Arbeitgeber angebotene Lohn/Gehalt je nach den Lebenshaltungskosten in der jeweiligen Region variiert. Nach geltender Rechtsprechung müssen jedoch auch örtliche Unterschiede in der Entlohnung gemäß dem Arbeitsgesetzbuch objektiv gerechtfertigt sein (z.B. unterschiedliche Sprachkenntnisse, unterschiedliche psychische Belastung und Stress oder unterschiedliche Anforderungen an die Produktkenntnisse).Interessieren Sie sich für die Höhe Ihres Nettolohns und die konkreten Beiträge, die Sie in die Sozial- und Krankenversicherung einzahlen? Nutzen Sie unseren leicht verständlichen Gehaltsabrechnungsrechner.

Zuschläge

Neben dem Grundlohn ist der Arbeitgeber verpflichtet, den Arbeitnehmern die folgenden Zuschläge für die Arbeit zu gewähren, die einen bestimmten Prozentsatz des Durchschnittsverdienstes des Arbeitnehmers ausmachen:

• Überstundenarbeit (25 %)
• Nachtarbeit (10 %)
• Arbeit an Samstagen und Sonntagen (10 %)
• Arbeit an Feiertagen (100 %)

Wie werden die Löhne und Gehälter bearbeitet?

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung gehört zu den Tätigkeiten, die Unternehmen häufig auslagern, da sie sehr zeitaufwändig sind. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung umfasst die Erfassung der Lohn- und Gehaltsunterlagen und die getrennte Berechnung der Brutto- und Nettolöhne sowie viele andere damit zusammenhängende Tätigkeiten – Übermittlung einer Übersicht über die Versicherungsprämien an die Sozialversicherungsträger, Erstellung von Lohnabrechnungen (Lohnzetteln) für die Beschäftigten, Erstellung von Lohnzahlungsaufträgen für die Konten der Arbeitnehmer, Zahlung von Krankenversicherungs- und Sozialversicherungsbeiträgen, Erstellung von Steuererklärungen, Lohnbuchhaltung, Berechnung der gesetzlichen Arbeitgeberhaftpflichtversicherung, Aufgaben im Zusammenhang mit Krankheitsausfällen, Arbeitsunfällen, Lohnabzügen/Lohnpfändungen usw. Spezialisierte Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste werden von vielen Anbietern angeboten (bspw. zpracování mezd od Accace) (Gehaltsabrechnung durch Accace).

HR und Lohn-/Gehaltsreporting

Bei einem oder wenigen Mitarbeitern ist das HR-Reporting in der Regel kein dringendes Problem. Mit der wachsenden Zahl der Mitarbeiter müssen jedoch die Prognosen und die Planung verbessert werden, um sicherzustellen, dass immer genügend Mitarbeiter an den richtigen Stellen zur Verfügung stehen. Richtig eingerichtete Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie HR- und Personalberichte bieten einen umfassenden Überblick über die Effizienz der Mitarbeiter, die Fluktuation, die Lohnkosten, die geleisteten Arbeitsstunden und vieles mehr. Mit gut ausgewählten Berichten können Manager und Personalverantwortliche leichter und präziser Maßnahmen planen, die zu mehr Mitarbeiterzufriedenheit und Effizienz führen.

Zu den typischen Berichten, die von Arbeitgebern üblicherweise verlangt werden, gehören Lohnkosten, Fluktuationsraten oder Urlaubssalden einschließlich Abgrenzungen am Ende des Abrechnungszeitraums. Einige Anbieter von Lohn- und Gehaltsabrechnungen (z.B. Accace) bieten auch die Erstellung verschiedener Berichte an, die ein sehr nützliches Instrument für künftige Entscheidungen sein können.

Anfangs mögen die Unternehmen die Erstellung interner Vorschriften und Richtlinien als unnötige Belastung und unnötigen Verwaltungsaufwand empfinden. Wie bereits erwähnt, lohnt es sich, in die Erstellung bestimmter Dokumente (z.B. Leitlinien für Fernarbeitsvereinbarungen oder Leitlinien für die Bereitstellung von Essensgutscheinen) bereits bei der Einstellung des ersten Mitarbeiters zu investieren.

Alle unternehmensinternen Richtlinien müssen den Mitarbeitern mitgeteilt werden. Wenn dem Unternehmen interne Vorschriften einer ausländischen Muttergesellschaft zur Verfügung stehen, müssen diese für die Verwendung in der tschechischen Umgebung ins Tschechische übersetzt, an die tschechische Gesetzgebung angepasst und in offizieller Form als internes Dokument des tschechischen Arbeitgebers herausgegeben werden. Dabei handelt es sich in der Regel um Ethikkodizes, Verhaltenskodizes, Leitlinien zur Korruptionsbekämpfung usw.

In dem Maße, in dem die Unternehmen florieren und die Zahl der Mitarbeiter wächst, steigt auch die Notwendigkeit, interne Prozesse einzurichten und interne Regelungen zu schaffen. Qualitativ hochwertige interne Regelungen können wertvolle Zeit sparen, da sie es überflüssig machen, einzelne Fragestellungen mit jedem einzelnen Arbeitnehmer gesondert zu lösen (z.B. Nachträge zum Arbeitsvertrag zur Änderung der Höhe der Erholungsbeihilfe oder des Kfz-Zuschusses), aber auch die Einhaltung einheitlicher Verfahren gewährleisten und die Risiken für den Arbeitgeber verringern (z.B. Richtlinien zur Arbeitssicherheit und zum Arbeitsschutz).

Zu den häufigsten internen Regelungen gehören:

• Arbeitsordnung,
• Lohnordnung,
• Homeoffice-Leitlinien,
• Leitlinien für die Gewährung von Arbeitnehmervorteilen,
• Leitlinien für Dienstreisen,
• Organisatorische Leitlinien,
• Leitlinien zur Arbeitssicherheit und zum Arbeitsschutz.

Im Allgemeinen sollten alle internen Regelungen des Arbeitgebers kurz, übersichtlich, klar, verständlich und aktuell sein. Die jeweiligen unternehmensinternen Leitlinien spiegeln die Bedürfnisse des jeweiligen Arbeitgebers wider, auf den sie wörtlich zugeschnitten sind. Das Unternehmen kann die Erstellung dieser Leitlinien auch Experten für Arbeitsrecht überlassen, wie z.B. Accace Legal.

In diesem E-Book haben wir uns auf die grundlegenden Aufgaben und Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Beschäftigung von Mitarbeitern konzentriert. Mit dem Wachstum des Unternehmens nimmt die Personalagenda zu und es kommen weitere Bereiche ins Spiel: Mitarbeiterschulung (Fort- und Weiterbildung), grenzüberschreitende Beschäftigung, Entsendung von Mitarbeitern ins Ausland, Einstellung von mehr Mitarbeitern, Bedarf an ausgefeilter Software, Zeit- und Anwesenheitssysteme und mehr.

Auch die Zahl der in den Bereichen Gehaltsabrechnung und Personalwesen tätigen Personen nimmt proportional zu. Eine Möglichkeit, sie von ihrer Routinearbeit zu entlasten und ihnen mehr Raum für Planung und Entwicklung zu geben, ist die Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung und der Personalverwaltung. Was erhalten Sie?

• Übertragung der Verantwortung für die HR-Agenda auf Fachleute,
• schnelle und effiziente Lösung auch komplizierter Situationen,
• besseren Überblick über die HR-Kosten,
• mehr Raum für das interne HR-Team für Entwicklung, Planung und strategische Aufgaben.

Sie wollen sichergehen, dass Sie nichts Wichtiges vergessen? Nutzen Sie unsere Checkliste und befolgen Sie die Schritt-für-Schritt-Anleitung, um sicherzustellen, dass Sie nichts übersehen.