In der Regel nehmen die Mitarbeiter im Sommer den größten Teil ihres Urlaubs. Dennoch, wenn der Arbeitnehmer seine Kündigung vor Ablauf des Kalenderjahres einreicht, ist es möglich, dass ein Teil des genutzten Urlaubs an den Arbeitgeber zurückgezahlt werden muss.

Urlaubsanspruch

Arbeitnehmer, die mindestens 60 Tage in einem Kalenderjahr beim selben Arbeitgeber geleistet haben, erwerben den Anspruch auf den Jahresurlaub im Ausmaß von 4 Wochen. Falls der Arbeitnehmer 33 Jahre erreicht hat, entsteht der Urlaubsanspruch von 5 Wochen.

Der Urlaubsanspruch aus der Seite der Mitarbeiter bedeutet nicht, dass die Arbeitnehmer, die ihre  Kündigung vor Ablauf des Kalenderjahres einreichen, nicht verpflichtet sind ein Teil ihres Urlaubs an den Arbeitgeber zurückzuzahlen. Falls der Mitarbeiter vor Ablauf des Kalenderjahres kündigt, entsteht nur verhältnismäßiger Urlaubsanspruch, d.h. entsprechend der Dauer der zurückgelegten Dienstzeit.

In der Praxis kommt es häufig vor, dass die Mitarbeiter alle ihre Urlaubstage während des Sommers nutzen, auch wenn sie vorhaben, aus ihrem derzeitigen Arbeitsverhältnis auszuscheiden. Dies ist der Fall, wenn die Arbeitnehmer den Ausgleich für zusätzlich genutzten Urlaub zurückzahlen müssen, d.h. laut des Arbeitsgesetzes ist der Arbeitnehmer verpflichtet die ganze Vergütung oder deren Teil, an dem sie den Anspruch nicht hatten bzw. den Anspruch verloren, auszugleichen.

Ein Arbeitnehmer zahlt die Rückzahlung brutto, weil auch ihm die Rückzahlung seitens Arbeitgeber brutto bezahlt wird- nach Möglichkeit wird die Rückzahlung direkt nach der Kündigung des Arbeitsverhältnisses realisiert. Wenn der Arbeitnehmer die Rückzahlung brutto bezahlt, sollten seine Sozialversicherungsbeiträge und Steuern um den gleichen Betrag reduziert werden.

Kürzung des Urlaubs

Der Arbeitgeber kann den Urlaub eines Mitarbeiters (beim Mitarbeiter mit dem Anspruch an Jahresurlaub)  für die ersten 100 Tage der verpassten Arbeit um ein Zwölftel kürzen und für jede weitere 21 Tage, an den nicht gearbeitet wurde, wiederum um ein Zwölftel reduzieren. Dies gilt wenn der Arbeitnehmer im bestimmten Kalenderjahr aus folgenden Gründen nicht gearbeitet hat:

• Elternurlaub,
• bezahlter oder unbezahlter Urlaub auf Antrag des Arbeitnehmers,
•  zeitweilige Arbeitsunfähigkeit (ausgenommen Arbeitsunfähigkeit aufgrund einer Verletzung oder Krankheit),
• außergewöhnliche Ausübung des Berufes während Krise oder Ersatzdienst in der Zeit des Krieges,
• langfristige Freistellung für ein öffentliches Amt oder für die Ausübung der Funktion in der Gewerkschaft.

Jahresurlaub von einem Arbeitnehmer, der nicht auf Grund der Freiheitsstrafe gearbeitet hat, wird jeweils für jede 21 Arbeitstage um ein Zwölftel verkürzt. Das gleiche gilt für die Arbeitnehmer, die in Haft genommen wurden, rechtskräftig verurteilt oder freigesprochen wurden, und wenn die Strafverfolgung wegen der nicht strafrechtlichen Verantwortung für die Straftat, der Begnadigung oder der Amnestie aufgehört hat.

Beispiel 1: Ein Arbeitnehmer hat den Anspruch an Jahresurlaub von 25 Tagen. Der Arbeitgeber und der Arbeitnehmer vereinbaren die Beendigung des Arbeitsverhältnisses auf 30.09.2015, aber der Arbeitnehmer hat schon alle seine 25 Tage des Jahresurlaubs genommen. Nun wird der Jahresurlaub neu berechnet und der Mitarbeiter hat den Anspruch an nur 19 Tage des Urlaubs. Das bedeutet, dass er verpflichtet ist, das bereits bezahlte Gehalt für sechs Tage des Urlaubs zurückzugeben. Wenn der Mitarbeiter den durchschnittlichen Stundenlohn von 5 € hat und 8 Stunden pro Tag arbeitet, wir die Rückzahlung direkt nach der Kündigung des Arbeitsverhältnisses  in Höhe von 240 EUR.

Beispiel 2: Ein Arbeitnehmer hat den Anspruch an Jahresurlaub im Ausmaß von 20Tagen. Während des Kalenderjahres konnte der Arbeitnehmer wegen zeitweiliger Arbeitsunfähigkeit 121 Arbeitstage nicht arbeiten. Bevor der zeitweiligen Arbeitsunfähigkeit hat der Arbeitnehmer alle seine 20 Urlaubstage genutzt. Sein Jahresurlaub wird daher um 2/12 der Urlaubstage reduziert, was bedeutet, dass er neu nur auf 16,5 Urlaubstage Anspruch hat. Der Arbeitnehmer muss daher dem Arbeitgeber Lohnausgleich für 3,5 Tage des Urlaubs zurückzuzahlen.

Urlaubsnutzung 

Der Arbeitgeber bestimmt die Nutzung des Urlaubs nach vorheriger Vereinbarung mit dem konkreten Arbeitnehmer im Einklang mit dem Urlaubsplan der anderen Mitarbeiter in der Firma. Falls der Arbeitnehmer seinen Vertreter bestimmt, muss der Arbeitgeber den Urlaub zusammen mit dem Vertreter planen.

Die Arbeitgeber berücksichtigen bei der Urlaubsplanung, dass die Urlaubsnutzung voll bezahlt werden kann und gewährleistet, dass die Arbeitnehmer ihren ganzen Jahresurlaub bis zum Ende des Kalenderjahres nehmen. Wenn den Jahresurlaub in mehreren Teilen verteilt wird, zumindest ein Urlaub im Jahr muss dann aber mindestens 2 Wochen am Stück dauern.

Die Arbeitgeber können, nach vorheriger Vereinbarung mit den Mitarbeitervertreter, gemeinsame Urlaubsnutzung von den Arbeitnehmer verlangen, wenn es aus betrieblichen Gründen erforderlich ist.

Zwar haben die Arbeitgeber das Recht die Urlaubsnutzung zu verordnen, in der Praxis genehmigen die Arbeitgeber eine Urlaubsnutzung nach Betriebsmöglichkeiten.
Die Arbeitgeber sollten daran denken, dass die Arbeitnehmer ihren ganzen Jahresurlaub bis zum Ende des Kalenderjahres nehmen. In der Praxis wird dies oft vernachlässigt.

Absage des Urlaubs

Wenn sich der Arbeitgeber entscheidet die Urlaubsnutzung des Arbeitnehmers zu ändern oder den Urlaub abzusagen, ist der Arbeitgeber laut § 112 des Arbeitsgesetzes verpflichtet, alle Kosten, die im Zusammenhang mit dieser Angelegenheit entstanden sind, zu zahlen.